وبلاگ

GTD در سال های پس از انتشار کتاب بسیار محبوب شد بیایید کارها را انجام دهیم توسط دیوید آلن در سال 2001، و اگرچه دیگر آن هجوم و گسترشی را که در سال‌های اولیه‌اش داشت را ندارد، اما روشی است که خود را به عنوان یکی از بهترین سیستم های مدیریت شخصی.

ولی GTD هنوز در سال 2024 مرتبط است، بیش از دو دهه پس از ایجاد آن؟ آیا شما علاقه مند به دانستن، درک و به کارگیری آن در زندگی خود هستید؟ من صادقانه معتقدم که اینطور است، و من می خواهم دلایلی را به شما ارائه دهم که چرا باید آن را در نظر بگیرید.

مشکلات اساسی را حل می کند

مشکلاتی که GTD را در بیست و چند سال پیش بسیار محبوب کرده بود هنوز وجود دارد. در واقع آنها بدتر می شوند. افراد بیشتری در سراسر جهان تحت استرس بیش از حد زندگی می کنند، احساس می کنند کنترلی بر زندگی خود ندارند و در تمرکز بر کارهایی که باید انجام دهند مشکل زیادی دارند.

نیاز به تعادل بین زندگی شخصی و حرفه ایو همچنین بین تمام حوزه های مسئولیتی که بر عهده هر فرد است، افزایش می یابد. من از خانه کار می کنمیک روند رو به رشد از سال های همه گیر، شکافی را در رابطه بین کار حرفه ای و زندگی شخصی باز می کند که نیاز به مدیریت دارد.

تغییرات و شگفتی‌ها همچنان اتفاق می‌افتند و احتمالاً با سرعتی سریع‌تر از چند سال پیش. استرس بیماری قرن بیست و یکم است. ما به آزادی بیشتر و رسیدگی آرامتر به تعهدات خود نیاز داریم.

پیشرفت‌های تکنولوژیک به حل بسیاری از مشکلات کمک می‌کنند، اما همچنین ما را در 24 ساعت شبانه روز در ارتباط بیش از حد نگه می‌دارند. مقدار زیادی از ورودی که ما هر روز در دستگاه‌های خود دریافت می‌کنیم، باعث می‌شود ما از آن استفاده کنیم دامنه توجه کاهش پیام ها، ایمیل ها، رسانه های اجتماعی و غیره حواس‌پرتی‌های زیادی ایجاد می‌کند و به توانایی ما برای حضور دشوار می‌افزاید. به طور فزاینده ای دشوار است که برای مدت طولانی روی هر چیزی تمرکز کنید.

اگر می‌خواهیم تعهدات خود را بدون استرس مدیریت کنیم، باید بتوانیم هر چیز جدیدی را که به‌وجود می‌آید به‌طور عینی ارزیابی کنیم و بدانیم چگونه آن را با سطح پاسخ مناسب در زندگی خود ادغام کنیم. این اساس GTD است.

GTD برای مدیریت شگفتی‌ها، عدم اطمینان و تغییر اولویت‌ها طراحی شده است. این یک ابزار مدیریت شخصی است، نه یک ابزار مدیریت زمان یا کار. GTD یک رویکرد جدید را نشان می دهد که تمام مشکلات سنتی مدیریت زمان را حل می کند و نوید دستیابی به چیزی را می دهد که قبلاً حتی در نظر نگرفته ایم: بهره وری بدون استرس.

مفهوم کار می کند

GTD نتیجه کار واقعی انجام شده با افراد واقعی در موقعیت های واقعی است. دیوید آلن پس از سال‌ها مشاوره و کمک به افراد بسیار پرمشغله برای بهره‌وری بیشتر و داشتن زندگی آرام‌تر، می‌خواست تمام این دانش را در مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و رفتارهایی که هر کسی می‌تواند استفاده کند، «بسته‌بندی» کند.

برای این منظور، او قادر به شناسایی و استخراج اصولی بود که به عنوان پایه این تکنیک ها عمل می کرد و اجازه می داد کارهای بیشتری با تمرکز و آرامش بیشتر انجام شود.

در واقع بسیار ساده است. دنیای شما از آن چیزی که هست متوقف نخواهد شد و پیچیدگی آن ناگهان ناپدید نخواهد شد. با این حال، زمانی که بتوانید آنچه را که در سرتان است به شیوه ای عینی بیان کنید و زمانی که دائماً به کارهایی که باید انجام می دهید اما انجام نمی دهید فکر نکنید، احساسات شما به شدت تغییر می کند. درک شما از جهان زمانی که به وضوح اضافه کنید و استرس را از بین ببرید بسیار متفاوت است.

• روشن کردن همه چیزهای موجود در صندوق پستی شما هنوز هم مناسب ترین راه برای تعامل با محیط شما، با چیزهای جدیدی است که در زندگی شما ظاهر می شود.
• همه کارهای ناتمام خود را سازماندهی و مرور کنید حلقه های باز هنوز کارآمدترین راه برای مدیریت پروژه ها و حجم کاری شما است.
• فکر کردن به حوزه‌های تمرکز و مسئولیت‌تان چیزی است که به کاری که انجام می‌دهید معنا می‌بخشد و به شما انگیزه می‌دهد تا به جلو بروید.

جالب اینجاست که یکی از گروه هایی که GTD در آن بیشترین موفقیت را داشته است، برنامه نویسان، مهندسان کامپیوتر و افرادی هستند که به نوعی با فناوری مرتبط هستند. ماهیت همه این مشاغل کمک به مردم است با تلاش کمتر کارهای بیشتری انجام دهیدچیزی که به طور کامل با اصول روش شناسی مطابقت دارد.

این یک سیستم کامل است

همانطور که گفتم GTD یک ابزار ساده مدیریت کار یا مدل مدیریت زمان نیست. این کامل است سیستم مدیریت شخصی، که نه تنها به خوبی سازماندهی شده و وظایف خود را به صورت روزانه مدیریت می کنیم، بلکه برای توسعه یک هدف و چشم انداز بلندمدت و همچنین شناسایی و توسعه اهدافی که می خواهیم در حرفه حرفه ای خود به آنها دست یابیم نیز کمک می کند. و در زندگی ما هدف این است که توجه ما را تربیت می کند کاری را انجام دهیم که در هر لحظه برایمان مهمتر به نظر می رسد و بنابراین از زندگی بدون استرس لذت ببریم.

هیچ یک از مدل های مدیریت زمان که قبل از آن ارائه شده بودند به عنوان یک سیستم کامل کار نمی کردند. آنها همیشه مجموعه ای از تکنیک ها و نکاتی بوده اند که برنامه ریزی پروژه و مدیریت کار را آسان تر می کند. آنها راه حل های جزئی و بیش از حد ساده شده بودند.

سازماندهی به معنای کنترل محیط است. این را نمی توان به سادگی تقسیم یک پروژه به وظایف، تعیین اولویت ها به آن وظایف و قرار دادن آنها در تقویم به عنوان راهنمای اجرا به دست آورد. همه چیز باید کاملاً روشن باشد تا بتوان آنها را به شیوه ای کارآمد سازماندهی کرد. حتی زمانی که روشن می شود، باید به طور منظم بررسی شوند، زیرا روابط آنها با سایر فعالیت ها و در نتیجه اولویت نسبی آنها ممکن است تغییر کند.

سیستم‌های سنتی در طول زمان با مدیریت وظایف و سازماندهی آن‌ها سر و کار داشتند، اما نحوه اولویت‌بندی این وظایف یا نحوه تطبیق تعهدات را در مقیاسی از ارزش‌ها مشخص نکردند که امکان نزدیک شدن به عملیات را از منظری بالاتر فراهم کند. را تغییر مداوم اولویت ها دلالت بر تغییرات مداوم در سازمان و استرس زیاد دارد.

این روزها به ندرت می توان افرادی را یافت که زندگی ساده و پایداری داشته باشند که بتوانند با چنین الگوهای کاری جزئی عمل کنند.

یک چیز وجود دارد که ما نمی توانیم انکار کنیم. زندگی طبیعتاً پیچیده است. همه چیز تغییر می کند و ما اغلب در موقعیت های غیرمنتظره ای قرار می گیریم. علاوه بر این، ما توسعه می‌یابیم، تکامل می‌یابیم، رشد می‌کنیم، و نحوه تعامل ما با دنیایمان نیز تغییر می‌کند. هر سیستمی که به ما اجازه انطباق با تغییرات دائمی واقعیت را ندهد در دراز مدت کارایی نخواهد داشت.

GTD ساختار ارائه می دهد که امکان ادغام پیچیدگی های متنوع زندگی شخصی و حرفه ای را فراهم می کند و در عین حال انعطاف لازم را برای حفظ ثبات در واقعیتی که تنها ثابت آن تغییر است، ارائه می دهد.

اجرای آن آسان است

برای انجام GTD نیازی به استفاده از ابزارهای خاص یا توسعه مهارت های جدید ندارید. تمام تکنیک های او بر اساس عقل سلیم و رفتار بنیادین انسانی است. در بدترین حالت، لازم خواهد بود ایجاد برخی عادات تولیدی و/یا برخی عادات غیرمولد را بشکنید.

این یک روش کلی است که با موفقیت در صنایع مختلف و توسط انواع افراد از کشورها و فرهنگ های مختلف استفاده شده است: مدیران عامل شرکت های بزرگ، مدیران پروژه، هنرمندان، دانشجویان، سازمان های غیردولتی، استارت آپ ها، کسب و کارهای خانوادگی، غیره n.

از هر ابزار و ساختار سازمانی موجود می توان برای اعمال اصول GTD استفاده کرد. می توانید با چیزی که در حال حاضر دارید شروع کنید.

در واقع، برای انجام GTD فقط به چیزی برای نوشتن و مکانی برای ذخیره لیست های خود نیاز دارید. یعنی یک نوت بوک ساده تمام فناوری لازم است.

بسیاری از مردم به آن نیاز دارند پیاده سازی GTD به صورت دیجیتالی. خب، در اینجا هم نیازی به استفاده از اپلیکیشن خاصی نیست. می‌توانید ابزارهای مختلف (یادداشت‌ها، تقویم‌ها، برنامه‌های کاری و غیره) را برای دستیابی به یک سیستم سازگار ترکیب کنید، اگرچه این کار به پیکربندی مناسب نیاز دارد. بدیهی است که وجود دارد راه حل های تخصصی تر که ممکن است عملکردهای خاصی را ارائه دهد که کاربرد روش را تسهیل می کند.

در سال 2024 داریم پیشرفت تکنولوژیک که می تواند استفاده از GTD و ادغام آن با تمام حوزه های مسئولیت ما را تسهیل کند. امروزه می توان از ابزارهایی مانند Zapier یا Make برای خودکارسازی فرآیندهای گردش کار روزانه بین برنامه های مختلف (ایمیل، تقویم و غیره) استفاده کرد. علاوه بر این، پیشرفت‌های هوش مصنوعی می‌تواند جنبه‌های دیگر سازمان‌دهی شخصی (تشخیص تکراری، دسترسی فوری به مواد مرجع، پیشنهادات اقدام و غیره) را ساده‌تر کند.

GTD روشی منطقی، سازگار و کارآمد برای انجام کارها را توصیف می کند. موفقیت آن در خود روش نهفته در ابزارهای مورد استفاده برای اجرای آن است.

عادات کلیدی برای کنار آمدن با زندگی ایجاد می کند

من از سال 2010 از GTD استفاده می کنم و مدت زیادی است که احساس می کنم دارم از یک روش بهره وری شخصی برای انجام کارها زمانی فرا رسید که اصول او به بخشی از من تبدیل شد و از آن به بعد، انجام GTD نه تنها بدون دردسر بود، بلکه بسیار آسان بود که فلسفه او را در هر زمینه ای از زندگی ام گسترش دهم تا کارایی بیشتر و کمتری را تجربه کنم. فشار.

را سطوح چشم انداز GTD (افق های عمودی) باعث می شود تا در مورد مسائل مهم زندگی خود مانند هدف، اصول، ارزش ها، چشم انداز و غیره فکر کنید. همه اینها در طول زمان باعث می شود که شما آگاه تر شوید و زندگی را به شیوه ای معنادارتر و با حس جهت گیری واضح تری تجربه کنید.

در یک سطح عمیق تر، برخی از افراد موفق می شوند این الگو را به عنوان یک فلسفه زندگی به عنوان ابزاری برای مقابله با هر احتمالی که ممکن است پیش بیاید، ادغام کنند.

این مدل راه حلی را ارائه می دهد که با هر چیزی که در زندگی روزمره خود مواجه می شوید، چه کاری انجام دهید. به شما می آموزد که آن را بپذیرید، از آن قدردانی کنید، آن را در زندگی خود ادغام کنید، آن را سازماندهی کنید و در صورت لزوم دوباره آن را ارزیابی کنید.

وقتی تو توجه خود را مدیریت کنید و اعمال شما به صورت کل نگر، زمان از معادله محو می شود. شما فقط به زندگی معتاد می شوید و از این تجربه لذت می برید، هر کاری که می کنید.

GTD به شما می آموزد که ببینید چه چیزی واقعا برای شما مهم است و چگونه همیشه در زندگی خود احساس کنترل و دیدگاه داشته باشید. شما نمی توانید همیشه آن احساس را داشته باشید، اما بازگرداندن آن آسان تر است زمانی که ابزار مناسبی برای انجام آن دارید.

عادت به شفاف سازی چیزها را قبل از اینکه آنها را در سیستم سازمانی (فهرست ها) قرار دهید و بر اساس آنها عمل کنید، همه چیز را روشن می کند و سردرگمی و اضطراب را از بین می برد. به راحتی می توان فهمید که همین اتفاق در مورد مشکلاتی که ما با افراد دیگر داریم نیز رخ می دهد. وقتی چیزی روشن نیست، می تواند منشا مشکلات باشد. بنابراین، عادت به شفاف سازی همه چیز به ما کمک می کند تا با افرادی که با آنها رابطه داریم، روابط بهتری داشته باشیم.

GTD روشی است که به افراد می آموزد قبل از قضاوت ارزشی، فهرستی عینی از هر چیزی که بخشی از واقعیت آنهاست داشته باشند، تا همه چیز را در زمینه و با سطح پاسخ متناسب ارزیابی کنند. آیا دیدگاه شما نسبت به زندگی تغییر کرده است؟ عالی آیا یخچال خالی دارید؟ اشاره شد. همه چیزها در زندگی شما در زمینه مناسب معنای خود را دارند. اگر نیمه شب گرسنه از خواب بیدار شوید و فراموش کرده اید که مواد غذایی تهیه کنید، بدون در نظر گرفتن دیدگاهتان نسبت به زندگی یا هدفتان، شب بدی خواهید داشت.

بنابراین … آیا GTD هنوز در سال 2024 مرتبط است؟ به نظر من بیشتر از همیشه! 😉